Ohlala. Sagte ich mal, dass es einfach ist, als Ausländerin eine Firma in Spanien zu gründen? Ok, das stimmt noch. Aber das Steuer- und Buchhaltungs-Tamtam haut uns gerade den Schalter raus.

Als digitale Freaks sind wir eigentlich für jede Buchhaltung echt zuvorkommende Kunden: Damit wir selber einen Überblick haben, wann unser Startup den Break-Even hat, notieren wir unsere Einnahmen und Ausgaben – logischerweise digital.

Davon profitiert auch unsere Buchhaltung: Sie erhält alle Belege gescannt und in einer Tabellen-Übersicht mit weiteren Details aufgeführt. Jeden Monat. Keinen bunten Strauss an Belegen, den andere so über den Zaun werfen.

Oh wie deutsch: Transparenz in der Buchhaltung

Eine aus Deutschland gewohnte Übersicht aus der Buchhaltung, wie genau die Posten verbucht wurden, wie die Gewinn- und Verlustrechnung steht, erhalten wir trotz Nachfrage nicht. Es gab nur die monatlichen Rechnungen für die Tätigkeit der Gestoria sowie die Umsatzsteuer-Abrechnungen. Naja, dachten wir, gebucht ist es ja, vielleicht müssen wir das ja gar nicht so genau wissen. Wir haben ja unsere Übersicht für unsere Finanzplanung.

Und was sind wir jetzt über diese tabellarischen Übersichten bei der ersten Jahressteuererklärung in Spanien froh: Eine lange Liste mit Posten zur Überprüfung ging bei uns Mitte Mai ein. Und zwar am besten gestern nachgereicht und geklärt. Ach ja. Jetzt erst fällt es auf?

Schade, dass die angemerkten Posten ohne Datum kamen. Zum Teil nach Firmen aufsummiert und manchmal mit kryptischer Bezeichnung (vom Bankauszug). Die Recherche in unseren Tabellen gestaltete sich damit nur mühselig.

Jedenfalls merkte ich bei der Nachbearbeitung irgendwann: Moment mal. Alles was die Buchhaltung nachfragt, steht eigentlich in jeder Monats-Übersichtstabelle drin! Dort ist vermerkt wie der Dateiname des gescannten Belegs lautet oder wie die Zahlung geleistet wurde (bar, Überweisung, Kreditkarte, Paypal). Also rückgemeldet, dass 80 Prozent der Rückfragen in den Monats-Tabellen abzulesen sei. Halleluja!

Ich konnte es mir nicht verkneifen nachzufragen, was sie denn jeden Monat letztes Jahr getan haben? Warum wurde da nicht moniert, wenn etwas unklar war oder fehlte? „Gebucht wird es erst zur Jahressteuererklärung.“ Wow. Da wundert es mich nicht, wenn die Köpfe glühen sobald von März bis Mai alle Belege der Kunden gebucht werden. Buchhaltung in Echtzeit Fehlanzeige.

Abtlg. Lehrgeld auf Mallorca

Dachte ich mal, wir könnten zufrieden sein mit unserer Gestoria, bin ich mir da jetzt nicht mehr so sicher. Ich bin eine Freundin der Transparenz und Nachvollziehbarkeit  – typisch deutsch? Solche Rückfragen zu irgendwelchen Mini-Buchungsposten über ein Jahr später stressen mich. Das ist meiner Meinung nach unnötig und vermeidbar. Ja, ich weiss: Die Regularien ändern sich hier relativ oft. Ich kann mir jedoch nicht vorstellen, dass es mehr Aufwand ist, ein paar Posten für die Jahressteuererklärung umzubuchen anstatt alle Buchungen aller Kunden in einem relativ kurzen Zeitraum vorzunehmen.

3 Tipps für Dein Unternehmen in Spanien: 

• Alle Belege, Einnahmen und Ausgaben notierst Du am besten in einem Spreadsheet – für jeden Monat ein Tabellenblatt. Lieber etwas zu viel notieren als ein Jahr später keine Chance zu haben, den passenden Beleg bei Rückfrage wieder rauszusuchen.
• Wenn möglich scannst Du Deine Belege und legst sie elektronisch ab.
• Für Deinen monatlichen Finanzstatus machst Du mit Deiner Tabelle eine Einnahmen-/Ausgaben-Auswertung.

Bevor wir nach Spanien umzogen befragte ich circa sechs Monate alle möglichen hiesigen Kontakte, welche Gestoria sie empfehlen können. Es war haklig bis ich endlich eine Empfehlung für das Dienstleistungsbüro erhielt, dem wir unsere Firmenfinanzen anvertrauten. Unsere Unternehmens-Gründung mit der Gestoria war top, super Service. Keine Beschwerden.

Die Ummeldung unserer Motorräder verlief dann schon enorm nervig, zeitaufwändig und in the end kostspielig. Bei den geplanten Zeiträumen hätte es bemerkt werden können, dass sich die Ummeldung als Umzugsgut mit dem Start unserer neuen Firma beissen.

Wenn beide Verfahren in einer Hand (nämlich der erfahrenen Gestoria) liegen, wäre es sparsamer gewesen, die Firma früher zu starten, damit wir 2 Monate sozialversichert sind. Diesen Nachweis inklusive der zeitlichen Nähe zum Umzug musst Du hier anschleppen, damit Deine Motorräder als Umzugsgut gelten und nicht zum Marktwert importiert werden müssen. (Wir sprechen jetzt gar nicht davon, wie anstrengend die Termine mit dem ITV (hiesigen TÜV) für mein Motorrad abliefen.)

3 Tipps für Dich: An-/Ummeldung von Fahrzeugen machst Du…

• mit einer auf Fahrzeug-Anmeldung/Ummeldung spezialisierten Gestoria.
• mit einer Gestoria in Deiner Nähe: Denn –oha– es gibt auf der kleinen Insel tatsächlich mehrere ITV-Standorte, da muss nicht immer nach Palma gerockt werden.
• gut vorbereitet und weisst vorher, dass es den ITV allein in/um Palma 3 mal gibt (vor allem wenn Du für den Termin eine Verabredung mit einem freundlichen Helfer hast, der z.B. Dein Motorrad mit abgelaufenem Saisonkennzeichen im Hänger transportiert).

Gestoria online als Alternative?

Ich höre mich jetzt schon wieder seit Monaten nach einer empfehlenswerten Gestoria um. Mein letzter Tipp klingt gut: Online-Gestoria. Ich warte gerade noch ein bisserl ab, da mein Tippgeber selber erst vor kurzem dorthin wechselte. Obwohl Mallorquiner war auch er von „normalen“ nicht-digitalen Gestorias schwerstens genervt.